EventsHub
Gestiona un evento en WhatsApp desde el primer cartel hasta el agradecimiento: registro, pases, recordatorios, lista de espera, un escáner de entrada que funciona sin señal, y cuántos vinieron y desde dónde.
Cuenta a quien vino, no a quien hizo clic
El problema hoy
La mayoría de las herramientas de eventos terminan en el formulario de registro. Le dan al organizador una lista de inscritos, y una inscripción es solo una promesa. Entre ella y la puerta hay semanas de silencio, recordatorios que alguien tiene que acordarse de enviar, una hoja de cálculo en la entrada y un agradecimiento que sale tarde, si sale. La cifra que dice si un evento funcionó, quién vino de verdad y qué lo trajo, es la que nadie tiene.
Cómo lo resuelve Klaros
EventsHub gestiona todo el evento dentro de WhatsApp, donde ya están los asistentes. La gente se registra desde un cartel, un grupo o un enlace. El pase, los recordatorios, la lista de espera y el agradecimiento salen solos. Los voluntarios escanean los pases en la entrada con sus propios móviles, con o sin señal. Cada resultado se cuenta en la puerta, no en el formulario: cada cartel, grupo y enlace de colaborador muestra cuántos trajo y cuántos de ellos vinieron, y la página pública del evento dice cuántos entraron, nunca cuántos se inscribieron.
Míralo funcionando
Un recorrido narrado de 59 s por EventsHub, hecho con pantallas reales del producto. Los números de teléfono están ocultos.
Leer la transcripción
EventsHub. Eventos gestionados en WhatsApp.
Cada evento muestra los mensajes que reciben sus asistentes, y cuándo: el pase, dos recordatorios y un agradecimiento, todos enviados solos.
Lee cada mensaje con las palabras que verán los asistentes, y desactiva los recordatorios que no quieras para este evento.
En la entrada, los voluntarios escanean los pases con sus propios móviles, incluso sin señal, y las llegadas aparecen al momento.
Después, cada cartel, grupo y enlace muestra cuántos trajo, y cuántos de ellos vinieron.
Ponentes y patrocinadores tienen su propio enlace de invitación, y cada tarea tiene un responsable al que se le recuerda por WhatsApp.
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Situaciones de clientes
Semanas de silencio entre el registro y la puerta.
El problema
Alguien se inscribe con tres semanas de antelación y no sabe nada hasta el día. Se le olvida, no encuentra el lugar o no encuentra la entrada en su correo. El organizador pensaba enviar recordatorios y, en la semana de más trabajo, no lo hizo.
Con Klaros
Cada evento muestra los mensajes que recibirán sus asistentes y cuándo: el pase al registrarse, un recordatorio el día antes y dos horas antes, y un agradecimiento después. Salen solos en la conversación de WhatsApp del asistente, y a quien dice que no puede ir, o ya ha entrado, no se le vuelve a recordar.
Diferencia técnica: Cada mensaje se le debe a una persona concreta y se vuelve a comprobar justo antes de salir, así que un recordatorio nunca llega a quien dijo que no o ya está dentro.
Impacto esperado: Cada asistente sabe de ti en los momentos que importan, y nadie tiene que acordarse de enviarlo.
Un evento próximo con sus cifras, y cada mensaje que enviará solo, con cuándo sale cada uno.
Nadie sabe qué cartel, grupo o colaborador llenó la sala.
El problema
Un organizador pone carteles, publica en tres grupos de la universidad y pide a dos colaboradores que compartan el enlace. Llegan inscripciones, pero después nadie sabe cuál de esos esfuerzos trajo gente, y menos aún cuál trajo a gente que vino.
Con Klaros
Cada entrada lleva su origen al registro: el código QR del cartel, el enlace de cada grupo, el de cada colaborador. Tras el evento, cada origen muestra cuántos trajo y cuántos de ellos entraron por la puerta, junto a la valoración que los asistentes dieron al evento.
Diferencia técnica: El origen viaja en el primer mensaje de WhatsApp del propio asistente y se cruza con los escaneos de la puerta, así que "vinieron" es lo que registró la puerta, no lo que recogió el formulario.
Impacto esperado: Pon el próximo cartel, y el próximo favor que pidas a un colaborador, donde de verdad vino la gente.
Tras el evento: por cada origen, cuántos se inscribieron y cuántos vinieron, con la valoración que le dieron.
Mensajes escritos con prisa, en un idioma, para una sala que lee dos.
El problema
Los recordatorios se escriben la noche antes, distintos cada vez y siempre en el idioma del organizador. Quien lee español recibe inglés, y nadie revisa qué dice de verdad el mensaje de lista de espera o de aprobación hasta que alguien se queja.
Con Klaros
Cada mensaje que envía un evento aparece con las palabras que leerán los asistentes, en el orden en que llegan, y los recordatorios y los mensajes posteriores al evento se pueden desactivar para ese evento; el pase y las respuestas de la lista de espera se envían siempre. El idioma se elige por evento, inglés o español. Las respuestas en el chat lo siguen al momento; las plantillas de WhatsApp pasan al español cuando Meta aprueba el texto en español en tu número y, hasta entonces, salen en inglés, como indica la vista previa.
Diferencia técnica: La vista previa se construye con el mismo código que envía, así que no puede desviarse de lo que sale; el idioma de una plantilla se elige entre lo que Meta ha aprobado en tu número, nunca se traduce al enviar.
Impacto esperado: Lo que reciben los asistentes se decide una vez, se lee antes y está en su idioma.
El pase, los dos recordatorios, la lista de espera y el agradecimiento, con las palabras que leerán los asistentes y cuándo sale cada uno.
Una puerta que depende de la señal, de una lista impresa y de una sola persona.
El problema
En la entrada, un voluntario busca en una hoja de cálculo en un móvil con una raya de señal mientras crece la cola. Los nombres están mal escritos, la lista no está al día y, después, nadie sabe quién vino de verdad.
Con Klaros
Los organizadores comparten un enlace de escáner con cada voluntario. Se abre en cualquier móvil, lleva la lista de invitados, comprueba pases sin señal, avisa de un pase usado dos veces y envía las llegadas cuando vuelve la señal. La pestaña Entrada muestra las llegadas al momento y cuántos inscritos aún no han venido; quien no tiene pase entra por su número.
Diferencia técnica: Los pases firmados se comprueban en el propio móvil contra una lista de invitados descargada, y los escaneos esperan en el móvil hasta poder enviarse. Los enlaces de escáner de un móvil perdido se retiran de una vez.
Impacto esperado: Una entrada más rápida y una cifra de asistencia que puedes defender.
Las llegadas según se escanearon, por pase o por número, y cuántos inscritos no han llegado.
El guion del día vive en la cabeza de un solo organizador.
El problema
Quién trae el proyector, quién recoge las diapositivas, quién imprime las acreditaciones: todo está en un chat y en la memoria del organizador, y el día antes hay tres cosas sin hacer.
Con Klaros
Cada evento tiene su equipo: coorganizadores, ponentes, patrocinadores y voluntarios. Ponentes y patrocinadores pueden aparecer en la página del evento, cada uno con un enlace de invitación que cuenta a quién trajo. Las tareas tienen responsable y fecha; al responsable se le recuerda por WhatsApp una hora antes y responde HECHO para cerrarla.
Diferencia técnica: Las tareas son recordatorios que se le deben a una persona concreta, en la zona horaria del evento, y se cierran con una respuesta, sin iniciar sesión.
Impacto esperado: El equipo sabe qué queda, sin que el organizador persiga a cada persona.
Ponentes y patrocinadores con su propio enlace de invitación, y tareas con responsable y fecha.
Cómo funciona
- Crear: pon nombre al evento, cuándo y dónde es (presencial, en línea o ambos), su aforo y el idioma que leen los asistentes. Klaros le asigna un código de registro y una página pública.
- Difundir: imprime el cartel, un código QR con seguimiento, o comparte el enlace en grupos y con colaboradores. Cada entrada lleva su origen, y ponentes, patrocinadores y asistentes tienen su propio enlace de invitación.
- Registrarse: el toque abre WhatsApp con el mensaje ya escrito, y un formulario breve sigue en el chat. El pase llega en la misma conversación; un evento completo ofrece la lista de espera, y uno con aprobación recibe una solicitud.
- Recordar: el día antes y dos horas antes, con el pase, redactado para un evento presencial o en línea, y en el idioma del asistente cuando Meta ha aprobado ese texto. Una plaza que se libera pasa a la siguiente persona en espera, con su pase.
- Admitir: cada voluntario abre un enlace de escáner en su propio móvil. Lleva la lista de invitados, comprueba pases sin señal, avisa de un pase usado dos veces y envía las llegadas en cuanto vuelve la señal. Quien no tiene pase entra por su número.
- Seguimiento: una hora después del final, quien vino recibe un agradecimiento con una valoración de un toque y un certificado. Quien se inscribió, no vino y aceptó recibir noticias, recibe lo que se perdió.
Límites y requisitos
Requiere
- Tu número de WhatsApp Business conectado a Klaros con la Cloud API
- La aprobación de Meta de las plantillas de mensajes del evento en tu número; Klaros las envía por ti
Funciona con
- Carteles y folletos impresos, como códigos QR con seguimiento de Códigos QR y páginas
- Entradas de pago con la extensión de Comercio (tu propia cuenta de Razorpay, en rupias indias)
- La API de Klaros, y asistentes de IA por MCP
No sustituye
- Un marketplace de entradas donde desconocidos descubren tu evento
- Tornos o sistemas de control de acceso de un recinto
- La plataforma en la que retransmites un evento en línea
Cuándo no usarla
- Si tus asistentes no usan WhatsApp.
- Para asientos numerados con plano de sala, que EventsHub no dibuja.
Preguntas frecuentes
¿Los asistentes tienen que instalar algo?
No. El registro, el pase, los recordatorios y el agradecimiento llegan al WhatsApp del propio asistente. El pase se abre como una página desde el mensaje, y la página del evento se abre en cualquier navegador.
¿Qué pasa cuando el evento se llena?
El registro continúa en una lista de espera, por orden. Cuando alguien dice que no puede ir, o amplías el aforo, la siguiente persona en espera recibe la plaza y su pase por WhatsApp automáticamente. Un evento también puede ser con aprobación, y todo el que lo solicita recibe respuesta en cualquier caso.
¿El escáner de entrada necesita internet?
Solo para abrirlo y para devolver las llegadas. Una vez abierto, comprueba los pases en el móvil sin señal, indica cuándo un pase ya se ha usado y envía los escaneos en cuanto vuelve la señal.
¿En qué idiomas pueden leer los asistentes?
En inglés o en español, a elegir por evento. Las respuestas en el chat cambian al momento. Las plantillas de WhatsApp (los recordatorios, el pase y el agradecimiento) cambian cuando Meta aprueba el texto en español, que Klaros envía cuando eliges español; hasta entonces salen en inglés.
¿Puedo cobrar las entradas?
Sí, con la extensión de Comercio: tipos de entrada y códigos promocionales, pagados en el chat con tu propia cuenta de Razorpay, en rupias indias. El pase llega tras el pago. Los eventos gratuitos no necesitan nada más.
¿Cómo sé qué difusión funcionó?
Cada entrada lleva un origen: el código QR con seguimiento del cartel, un enlace por grupo o colaborador, y el enlace de invitación de cada ponente y asistente. Tras el evento, cada origen muestra cuántos se inscribieron y cuántos entraron por la puerta.
¿Puedo gestionar eventos desde la API o un asistente de IA?
Sí. Los eventos, el equipo, los pases y los enlaces de escáner están en la API de Klaros, y el servidor MCP de Klaros permite que un asistente de IA los cree y gestione.
¿Cobráis un recargo sobre el coste de la infraestructura de WhatsApp de esta extensión?
No. Klaros nunca está en el camino del pago ni de los mensajes. Conectas tu propia cuenta de WhatsApp Business (WABA) y pagas a Meta directamente. "Sin recargo" es una garantía estructural.
¿Puedo probar esta extensión antes de comprometerme?
Cada espacio de trabajo empieza con una prueba gratuita de 14 días del CRM principal, y puede ver cada extensión y lo que hace. Activar una extensión forma parte de un plan de pago: escríbenos por WhatsApp y la activamos por ti.
¿Dónde se guardan los datos de mis conversaciones?
Todos los datos viven en tu propia base de datos Cloudflare D1 aislada y en tus buckets R2. Klaros es infraestructura autodesplegada, así que tienes plena soberanía sobre tus datos y ninguna dependencia de proveedor.